audiente

Program de audienţe la conducerea instituţiei:

Procedură privind organizarea activităţii de primire/înregistrare a cererilor de audienţă şi de programare a şedinţelor de audienţă la nivelul Oficiului de Cadastru și Publicitate Imobiliara Valcea

Biroul Juridic, Resurse Umane, Secretariat și Petiții (BJRUSP) asigură activitatea de primire, înregistrare şi evidenţă a cererilor de înscriere în audienţă adresate Oficiului de Cadastru și Publicitate Imobiliara Valcea.

Pentru acordarea audienţelor se vor parcurge următoarele etape:

• La nivelul OCPI Vâlcea audiențele se acordă de către persoanele cu funcții de conducere din cadrul instituției, în raport de obiectul solicitărilor sau de către mandatarii acestora, conform programului de audiență aprobat;
• Primirea în audienţă se face în baza unei cereri motivate, aprobată în prealabil de către persoanele cu funcții de conducere din cadrul direcțiilor/serviciilor de specialitate în raport de obiectul solicitărilor sau de către mandatarii acestora;
• Cererile de înscriere în audiență la conducerea OCPI Vâlcea pot fi formulate exclusiv în nume propriu;
• Prin excepție, sunt admisibile și cererile depuse prin reprezentant, însă acesta din urmă trebuie să prezinte dovada calității sale de persoană împuternicită (delegație avocațială, procură notarială, etc.);
• Cererile de înscriere în audienţă adresate conducerii OCPI Vâlcea se înregistrează de către BJRUSP în Registrul de evidență al persoanelor primite în audienţă la nivelul instituției;
• Cererile de înscriere în audiență adresate OCPI Vâlcea vor putea fi depuse personal la sediul instituției sau vor putea fi transmise prin orice mijloc de comunicare care asigură confirmarea primirii (e-mail, fax);
• În situația în care nu este posibilă utilizarea mijloacelor de transmitere mai sus menționate, cererile de înscriere în audiență vor putea fi formulate și telefonic;
• Indiferent de modalitatea utilizată, transmiterea cererilor de audiență trebuie să fie realizată cu cel puțin o zi lucrătoare înaintea datei la care se solicită acordarea audienței, conform programului de audiență aprobat la nivelul OCPI Vâlcea;
• Data acordării unei audiențe se stabilește de către conducerea compartimentului competent cu soluționarea, însă aceasta nu poate depăși 30 de zile de la data înregistrării cererii în evidențele OCPI Vâlcea;
• Pentru motive obiective ce țin de organizarea activității sau în situația în care aspectele sesizate în conținutul cererii de audiență necesită o cercetare mai amănunțită, conducătorul compartimentului căruia i-a fost adresată cererea poate prelungi termenul de 30 zile prevăzut pentru programarea audienței, cu cel  mult 15 zile;
• Cu respectarea termenelor menționate la aliniatul precedent, din motive ce țin de buna desfășurarea a activității compartimentului vizat în cererea de audiență și de intervalul orar în care se desfășoară ședințele de audiențe, în cadrul unei zile de audiență se va asigura primirea a maxim 5 persoane;
• În general, programarea persoanelor în audiență se va face cu respectarea cronologiei înregistrării cererilor de audiență, cu excepția cazurilor care necesită soluționarea de urgență a aspectelor prezentate în conținutul acestora. Urgența va fi stabilită de către persoanele cu funcții de conducere din cadrul serviciilor de specialitate în raport de obiectul solicitărilor sau de către mandatarii acestora;
• Registrul de audiență al OCPI Vâlcea se completează și păstrează la nivelul BJRUSP;
• Fiecare compartiment va completa un registru propriu de evidență a audiențelor acordate;
• Registrele de evidență a audiențelor completate la nivelul BJRUSP sau al compartimentelor vizate vor fi înregistrate în prealabil în Registrul unic de evidență al OCPI Vâlcea, existent la registratura instituției;
• În cadrul BJRUSP și al serviciilor independente de la nivelul OCPI Vâlcea vor fi desemnate persoanele care vor asigura respectarea prevederilor prezentei proceduri în ceea ce privește circuitul și evidența cererilor de audiență formulate de petenți și a fișelor de audiență completate cu ocazia acordării audiențelor;
• Persoanele care solicită telefonic înscrierea în audienţă, vor comunica toate datele necesare înscrierii în audienţă către personalul BJRUSP care va completa o cerere cu obiectul solicitării, aceasta urmând să fie semnată de petent la data prezentării în audienţă;
• După înregistrare, în funcţie de specificul motivelor invocate, cererile de înscriere în audienţă vor fi predate de către personalul BJRUSP pe bază de semnătură persoanei desemnată din cadrul direcţiilor sau serviciilor independente ale OCPI Vâlcea, care va proceda la înregistrarea acestora în registrul propriu;
• După înregistrarea cererilor în registrul de evidență propriu, acestea vor fi prezentate pentru analiză persoanelor cu funcție de conducere din cadrul compartimentelor în cauză sau înlocuitorilor legali ai acestora, care vor dispune asupra admisibilităţii lor;
• Cererile de audiență predate compartimentelor în cadrul cărora sunt acordate audiențele solicitate de petenți se vor păstra și arhiva, în copie, la nivelul BJRUSP;
• Pentru cererile analizate şi aprobate, persoana desemnată din cadrul serviciilor/birourilor respective va anunţa petentul cu privire la data acordării audienţei;
• Aceeași procedură va fi urmată și în cazul cererilor care nu au primit aprobare, petentul fiind informat cu privire la motivele care au stat la baza respingerii cererii sale;
• În situația în care în decursul unui interval de 10 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii de audiență, persoana desemnată din cadrul direcției/serviciului care acordă audiența nu poate contacta solicitantul audienței la numărul de telefon indicat în cererea de audiență, va restitui BJRUSP cererea în care va menționa data și ora la care a încercat să efectueze programarea. În aceste cazuri, cererea de audiență va fi clasată, urmând ca pentru reprogramare solicitantul să depună o nouă cerere;
• Persoanele care prin cererile depuse telefonic sau personal solicită audienţe pentru soluţionarea unor probleme care nu sunt de competenţa OCPI Vâlcea vor fi consiliate şi direcţionate de către BJRUSP către instituţiile sau autorităţile competente pentru rezolvarea problemelor respective, informarea acestora realizându-se prin mijloacele de comunicare puse la dispoziție (telefon, e-mail);
• Cererile de înscriere în audiență transmise prin e-mail sau prin fax prin care, după o analiză prealabilă, se constată că sunt semnalate aspecte ce exced sferei de competență a OCPI Vâlcea sau aplicabilității acestei proceduri, vor fi înregistrate în Registrul de audiență cu mențiunea motivelor pentru care nu pot forma obiectul audienței, păstrarea și evidența lor intrând în sarcina BJRUSP;
• Petenții pot solicita înscrierea în audienţă la directorul OCPI Vâlcea, numai în situaţia în care acestea au motive temeinice de nemulţumire faţă de soluţiile propuse de către conducătorii compartimentelor care au acordat audiențele solicitate de aceștia;
• Persoanele care au primit un răspuns final în urma audienţei acordate de către directorul OCPI Vâlcea nu mai pot beneficia de încă o audienţă având acelaşi obiect;
• Cererile de înscriere în audienţă, având ca obiect solicitarea de sprijin pentru soluţionarea unor litigii aflate pe rolul instanţelor judecătoreşti sau în legătură cu care, instanţa s-a pronunţat, vor fi înregistrate în Registrul de evidenţă al audienţelor, însă la rubrica Observații se va menționa că acestea nu pot face obiectul activității de acordare a audiențelor de către conducerea OCPI Vâlcea, petentul urmând a fi anunţat despre aceasta prin intermediul mijloacelor de comunicare indicate în conținutul cererii (e-mail, telefon);
• Persoanele care au depus petiții la OCPI Vâlcea nu pot depune cereri de audiență în termenul legal de soluționare a acestora;
• Cu ocazia şedinţelor de audienţă la care participă, persoanele înscrise în audienţă vor semna o fişă de audienţă completată conform Anexei 2;
• În cazul în care aspectele prezentate nu pot fi lămurite în cadrul audienței, solicitantul va fi informat cu privire la posibilitatea depunerii de memorii/petiții/sesizări. La acestea, vor putea fi anexate documente ce au legătură cu obiectul aspectelor prezentate;
• Copiile fișelor completate cu ocazia acordării audiențelor de către conducătorii compartimentelor vizate vor fi predate BJRUSP prin grija persoanelor desemnate în cadrul compartimentelor respective cu aplicarea prevederilor respectivei proceduri;
• BJRUSP va asigura întocmirea situațiilor periodice privind activitatea de acordare a audiențelor la nivelul OCPI Vâlcea, în baza datelor deținute și a relațiilor puse la dispoziție prin grija persoanelor desemnate din cadrul compartimentelor care au acordat audiențele;
• Înscrierile în audienţă se fac cu cel puţin o zi lucrătoare înainte de data solicitată pentru audienţă;
• Înscrierea în audienţă se poate face în fiecare zi, de luni până vineri, în intervalul orar 08:00 – 16:00, la numărul de telefon 0250/744150 sau la sediul instituţiei din Ramnicu Valcea, str. General Praporgescu nr.22, et.1.
• De asemenea, formularele cererilor de înscriere în audienţă, completate conform modelului anexat, pot fi transmise prin poştă, prin fax: 0250/744150 sau prin e-mail la adresa:vl@ancpi.ro.

Anexa – 1 – Cerere audiență

Anexa – 2 – Fișă audiență